Phone: +90 216 400 22 22

Erasmus Bölüm Koordinatörleri Görev Tanımı

 

FAKÜLTE/ENSTİTÜ/YÜKSEKOKUL BÖLÜM/ ANABİLİM DALI/ PROGRAM ERASMUS (BİRİM) KOORDİNATÖRLERİNİN GÖREV TANIMI VE ÖĞRENCİ DEĞİŞİMİ İÇİN YAPILMASI GEREKENLER

 

Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Erasmus Koordinatörleri Bölüm/Anabilim Dalı/Program (BİRİM) Erasmus Koordinatörlerinin aşağıda detaylandırılmış görevlerini gerçekleştirmelerini sağlamak, ortaya çıkabilecek olan sorunların çözümünde Birim Koordinatörlerine destek olmakla görevli ve tüm sürecin eksiksiz işlemesinden sorumludurlar. Ayrıca Birimlerde meydana gelen koordinatör değişikliklerini en geç 7 (yedi) gün içinde Kurum Koordinatörlüğüne bildirmekle yükümlüdürler.

Bölüm/Anabilim Dalı/Program (BİRİM) Erasmus Koordinatörlerinin temelde üç (3) ana görevi bulunmaktadır ki bunlar; İkili Anlaşma (Bilateral Agreement) lar yapma görevi, Kurumumuzdan gidecek/giden Erasmus öğrencileri ile ilgili olarak üstlenmeleri gereken görevleri ve son olarak da yurtdışından gelen Erasmus öğrencileri ile ilgili üstlenmeleri gereken görevleridir. Üstlenmiş olduğu söz konusu görevleri gerçekleştirirken, gelen öğrenci.  giden öğrenci ve  İkili Anlaşmalar için düzenlenen evrakların birer kopyasının Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Bölüm/Anabilim Dalı/Program’da arşivlenmesini sağlamalıdır.

 

1.       İkili Anlaşma (Bilateral Agreement)

  • İkili Anlaşma ancak Erasmus Üniversite Beyannamesi (EÜB) Sahibi Üniversiteler ile yapılabilir.
    • İkili Anlaşma Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Erasmus koordinatörleri ile Birim Erasmus Koordinatörlerince yapılabileceği gibi öğretim üyeleri tarafından da bağlı oldukları birim koordinatörünün ve Bölüm/Anabilim dalı/Program başkanının bilgisi dâhilinde gerçekleştirilebilir.
    • Erasmus Kurum Koordinatörlüğü’ ne yurtdışından gelmiş olan İkili Anlaşma teklifleri kurum koordinatörlüğünce değerlendirilerek işleme konulabilir.
    • İkili Anlaşma ERASMUS+ BILATERAL AGREEMENT Formu kullanılarak yapılmalıdır.
    • Üzerinde mutabakata varılmış olan İkili Anlaşma 2 nüsha halinde Birim Erasmus Koordinatörlerince hazırlanarak imzalanmak üzere Erasmus kurum koordinatörlüğüne iletilir.
    • Birim Erasmus Koordinatörlerinden Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne gönderilen İkili Anlaşma Erasmus Kurum Koordinatörü tarafından imzalanır.
    • İkili Anlaşma Erasmus Kurum Koordinatörlüğü tarafından ortak üniversiteye e-posta yolu ile gönderilir.
    • Ortak üniversite tarafından da imzalanmış İkili Anlaşma üniversitemiz Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne ulaştırılır ve burada dosyalanır.
    • Taraflarca imzalanmış İkili Anlaşmanın bir örneği Üniversitemiz Birim Erasmus Koordinatörlerince Erasmus Kurum Koordinatörlüğünden temin edilmelidir.

 

1.1. İkili Anlaşma Yapılırken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

İkili Anlaşma yapılırken anlaşmanın açık ve net olması, şartlarının anlaşma sürecinde detaylandırılmış olması uygulama sırasında gündeme gelebilecek olan sorunları baştan ortadan kaldıracağından önemlidir. Bu nedenle anlaşma yapılırken aşağıda listelenmiş olan maddelere önem verilmesi gerekmektedir.

  • İkili Anlaşma yapan Birim Erasmus koordinatörü anlaşmada hem üniversitemizin hem de ortak üniversitenin eğitim dilini mutlaka belirtmelidir.
  • Anlaşma sırasında ortak üniversitenin Akademik takviminin incelenmesi Birim Erasmus Koordinatörünün konu ile ilgili bilgi sahibi olması açısından önemlidir.
  • Değişim düzeyi (önlisans, lisans, yüksek lisans, doktora) anlaşma üzerinde mutlaka belirtilmelidir.
  • Karşı kurumun ders içerikleri mutlaka anlaşma YAPILMADAN ÖNCE incelenmeli, olası denklik sorunu yaşanma ihtimali ortadan kaldırılmış olarak anlaşma kesinleştirilmelidir. Anlaşma bir kez sonuçlandırıldıktan sonra ortak üniversitede öğrencinin alacağı tüm derslerin toplam AKTS kredisi değerinde üniversitemizde denklik verileceği anlaşmayı yapan Birimimiz tarafından kabul edilmiş sayılır.
  • Gerekirse İkili Anlaşma’dan yararlanılacak yarıyıllar önceden belirlenebilir. Ancak bu bilginin Uluslararası İlişkiler Birimi Erasmus Kurum Koordinatörlüğü ile paylaşılması ve anlaşma üzerinde yer alması gerekmektedir.
  • Öğrenciler her yıl başvuru tarihlerinden önce mevcut İkili Anlaşmalar hakkında Erasmus Birim Koordinatörlerince bilgilendirilmelidir (eğitim dili, geçerli olduğu yarıyıl/yarıyıllar, ortak üniversitenin akademik takvimi vb.).
  • Diğer öğretim elemanları İkili Anlaşma yaparken Erasmus Birim koordinatörüne ve bölüm başkanına bilgi vermelidir. Anlaşmanın kesinleşme ve imzalanma aşamasında Erasmus Birim koordinatöründen destek almalıdırlar.
  • ERASMUS+ BILATERAL AGREEMENT Formu kullanılarak hazırlanmış olan İkili Anlaşma Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne iletilmeli, kurum koordinatörlüğü tarafından imzalandığından, ortak üniversiteye gönderildiğinden emin olmalı, anlaşmanın taraflar tarafından imzalanmış, onaylanmış halinden bir kopya birimine temin etmelidir.

2.       Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Bölüm/Program/Anabilim Dalı (BİRİM) Erasmus Koordinatörlerinin Erasmus Programı İle Giden Öğrenciler İle İlgili Görevleri

Birim Erasmus Koordinatörleri birimlerinden gerek öğrenim ve gerekse de staj amaçlı giden öğrencilerinden sürecin her aşamasında sorumludur. Meydana gelebilecek olan hataları en aza indirebilmek adına Erasmus Kurum Koordinatörlüğü ile temas halinde olmaları yararlı olacaktır. Zira Erasmus kapsamında yurtdışına giden öğrencinin memnuniyeti/memnuniyetsizliği sonraki dönemlerde uluslararası dolaşımda yer alacak yeni öğrencileri olumlu/olumsuz yönde etkilemektedir. Bu nedenle Birim Erasmus Koordinatörlerinin Erasmus Programı İle Giden Öğrenciler İle İlgili Görevleri tanımlanırken bu husus özellikle dikkate alınmış ve görevler aşağıda yer aldığı gibi detaylandırılmıştır.

 

2.1. Öğrenci Seçiminden sonra Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Bölüm/Program/Anabilim Dalı (BİRİM) Erasmus Koordinatörlerinin Görevleri

  • Öğrencinin internetten doldurup Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne vermek üzere dökümünü aldığı başvuru belgesini (öğrenci staj için başvuruyorsa stajın bölüme uygunluğunu kontrol ederek) imzalar.
  • Öğrenci ismini öğrencinin gideceği kuruma bildirir.
  • Vize için davetiyeyi isteyerek (üzerinde eğitimin başlangıç-bitiş tarihlerinin de belirtilmiş olduğu), başvuru ve ikamet formlarının doldurulmasına destek verir.
  • Gidilecek kurumdan açılması planlanan derslere ait AKTS kredili listeyi ister.
  • Ders denkliğinin Birim Denklik Komisyonu tarafından yapılarak Tanınma Belgesi’nin (Recognition Sheet) (3 kopya-ıslak imzalı) hazırlanmasını ve Uluslararası İlişkiler Direktörlüğü’ne iletilmesini koordine eder. Bu aşama da dikkat edilmesi gereken en önemli konu öğrencinin yurtdışında alacağı her bir AKTS kredisinin (ki 1 yarıyıl için giden öğrencinin en az 30 AKTS kredisi alması için gereken düzenleme yapılmalıdır) üniversitemizde sayılması gerekliliğidir ki bu nedenle alacağı herhangi bir dersin denkliğinin verilmeme olasılığı bulunmamaktadır. Zira ortak üniversite ile anlaşma yapılırken derslerin ve içeriklerinin incelendiği ve Birimce uygun bulunduğu, bu sebeple de anlaşma kesinleştiği/imzalandığı kabul edilmektedir.
  • Ders Denkliği yapılırken ortak üniversite ders AKTS leri ile üniversitemiz AKTS leri arasında farklar bulunabilir. Dersler denkleştirilemediği durumlarda öğrencinin üniversitemizdeki dönemine ortak üniversitede geçirdiği dönemi denkleme yoluna gidilebilir. Önemli olan değişim döneminde aldığı AKTS kredilerinin tamamını tanımaktır.
  • Öğrenim Anlaşmasını (Learning Agreement) öğrenci ile birlikte hazırlar (3 kopya-ıslak imzalı).
  • Hazırlanan söz konusu belgelerin öğrenci tarafından Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne iletildiğinden ve onaylandığından emin olur.
  • Hazırlanan dokümanlarda Kurum Koordinatörlüğünün isteyeceği olası değişikliklerin gerçekleştirilmesini sağlar.
  • Erasmus kurum koordinatörlüğünün istediği ve öğrencinin gidişi için gerekli olan diğer evrakları öğrencinin temin etmesini sağlar. Söz konusu evraklar ERASMUS+ ÖĞRENİM/STAJ HAREKETLİLİĞİ KONTROL LİSTESİ nde yer almaktadır ve Kurum koordinatörlüğünden temin edilebileceği gibi üniversitemiz web sitesinden de erişilebilir.
  • Evrakların üzerinde gerekli imza ve mühürlerin tam olduğundan emin olmalıdır.
  • Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Bölüm/Program/Anabilim Dalı’ndan Erasmus kapsamında öğrenim ya da staj yapmaya hak kazanmış olmakla birlikte bundan vazgeçmiş olan öğrenciler var ise Kurum koordinatörlüğüne konu ile ilgili bilgi verir ve söz konusu öğrenci (ler) nin feragat belgesi hazırlayıp en geç 15 gün içinde Kurum Koordinatörlüğüne teslim etmelerini sağlar.

 

2.2. DEĞİŞİM BAŞLADIKTAN SONRA Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Bölüm/Program/Anabilim Dalı (Birim) Erasmus Koordinatörlerinin Görevleri

Değişim başladıktan sonraki ilk bir (1) aylık süre değişimin en sıkıntılı sürecidir. Zira öğrenci bu dönemde gittiği üniversite ve koşullarına alışmaya çalışırken, bir yandan da açılmayan ya da gidip gördüğünde beğenmediği dersleri değiştirmeye çalışmaktadır. Bu dönemin kontrolü ve sıkı takibi öğrenci döndükten sonra yaşanabilecek olan evraklardaki tutarsızlıkların (örneğin; öğrenciye ortak üniversite tarafından verilen transkripteki derslerle Öğrenim Anlaşmasındaki ve Ders Tanınma Belgesindeki derslerin birbirini tutmaması vb.) ortadan kaldırılması açısından önemlidir.

 

  • Birim Erasmus Koordinatörü Öğrenci ile tüm değişim döneminde iletişim halinde olmalıdır.
  • Öğrencinin değişiklik yaptığı durumda yeni ders programının bir dönemde 30 AKTS kredisi olacak şekilde düzenlenmesini sağlamalıdır.
  • Öğrenci derslerinde değişiklik yaptığı takdirde Öğrenim Anlaşmasına değişimi işlemesi ve bunu hem ortak üniversiteye hem de üniversitemiz kurum koordinatörlüğüne imzalatarak mühürletmesini sağlamalıdır.
  • Öğrenim Anlaşmasında değişiklik olması halinde Tanınma Belgesi’nin Birim Denklik komisyonunca tekrar düzenlenmesini (ıslak imzalı 3 kopya ) sağlamalıdır.
  • Düzenlenen yeni Tanınma Belgesini Uluslararası İlişkiler Birimi Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne iletmelidir.

 

              2.3. DEĞİŞİM BİTTİKTEN SONRA Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Bölüm/Program/Anabilim Dalı Erasmus Koordinatörlerinin Görevleri

  • Öğrencinin değişim dönemine ait Transkriptini aldığından ve Kurum Koordinatörlüğüne aslını teslim ettiğinden emin olmalıdır.
  • Transkriptin bir kopyasını alarak Transkriptte yer alan dersler ile Öğrenim Anlaşması ve Tanınma Belgesindeki dersleri kontrol etmeli ve olası tutarsızlığın giderilmesini sağlamalıdır.
  • Öğrencinin geçtiği derslerin denkliğinin Birim Denklik komisyonunca yapılmasını sağlar. Unutulmamalıdır ki; öğrencinin başarılı olduğu tüm derslerin toplam AKTS kredisi değerinde denklik verilmelidir. Dersleri derslere eşleştirmenin mümkün olmadığı durumlarda dönemi döneme eşleştirerek öğrencinin harcadığı emeğin karşılığını alması sağlanmalıdır.
  • Hazırlanan Denklik Belgesinin bir kopyasını da Kurum koodinatörlüğüne aktarmak koşuluyla öğrenci işlerine ileterek öğrencinin transkriptine işlenmesini sağlar.
  • Değişim dönemi derslerinin de işlenmiş olduğu son transkripti Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne iletir.
  • Öğrenciden gittiği üniversite ve koşulları ile ilgili bilgi alması sonraki dönemlerde gidecek öğrencilere verilecek destek açısından yararlıdır.

 

3.  Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Bölüm/Program/Anabilim Dalı Erasmus Koordinatörlerinin Erasmus Programı İle Gelen Öğrenciler İle İlgili Görevleri

  • Erasmus öğrencilerinin alabileceği dersleri planlanmalı ve kodlarıyla birlikte Uluslararası İlişkiler Direktörlüğü Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne de iletmelidir.
  • Öğrencilerin Öğrenim belgelerini takip etmeli ve imzalayarak Kurum Koordinatörlüğüne göndermelidir.
  • Öğrencilerin derslere katılımını, ders içeriklerinden ve işleyişinden memnuniyetlerini takip etmeli, olası sorunları kurum koordinatörlüğü ile paylaşarak çözmeye çalışmalıdır.